Datenschutzrichtlinie

Version: 1.1
Zuletzt aktualisiert: 14. März 2026

Zusammenfassung der wichtigsten Behandlungen

Kategorie	Beispiele	Wo abgedeckt
Berichte und Rollen	E-Mail, Benutzer-ID, Rolle, Sprache, Kontotyp, Planstatus	Server + App
Sicherheit und Geräte	Geräte-ID, technische Sitzungen, Protokolle, Push-Tokens	Server + App
Kalender & Wohnungen	apartment_id, Einheitsname, ICS-Link, Ereignismetadaten	Server + App
Automatisierte Nachrichten	testi, canali, destinatari, schedule, nextSendAt, log, retry	Server
Gästedaten und Notizen	Anzahl der Gäste, Name, Telefon, Notizen und Anweisungen	hauptsächlich Apps; Server, wenn sie für Synchronisierung, Auslieferung oder Team-Sharing benötigt werden

 

1. Datencontroller und Kontakte

Der Datencontroller ist HBM Software mit Geschäftssitz in der Via Marcello Malpighi 8, 20129 Mailand. Für Datenschutzanfragen können Sie an privacy@domusync.com oder info@domusync.com schreiben.

Diese Richtlinie beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten, die innerhalb der Domusync-App und der zugehörigen technischen Dienste durchgeführt werden.

2. An wen sich die Information bezieht

Die Richtlinie betrifft registrierte Nutzer von Domusync, einschließlich des Hosts, dem das Hauptkonto gehört, und der eingeladenen Benutzer, die berechtigt sind, über das Host-Konto zu arbeiten. Soweit technisch notwendig, umfassen die Informationen auch Drittanbieterdaten, die Nutzer über die App eingeben, teilen oder synchronisieren.

Domusync ist darauf ausgelegt, ein Modell mit Host-Konten und eingeladenem Zugang zu unterstützen, mit unterschiedlichen Rollen, Berechtigungen und Sichtbarkeit basierend auf der Host-Konfiguration und aktivierten Funktionen.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Um den Dienst bereitzustellen, können wir verschiedene Datenkategorien verarbeiten, die je nach verwendeten Funktionen, Rolle des Benutzers und aktivierten Integrationen variieren.

• Konto- und Profildaten: E-Mail, Benutzer-ID, Benutzerrolle, Kontotyp (Host oder eingeladener Nutzer), Sprache, Synchronisationseinstellungen, Backup-Einstellungen, Beziehungen zum Host-Konto, Planbegrenzungen, Tarifstatus und Abonnementstatus.

• Technische Geräte- und Sicherheitsdaten: Geräte-ID, Sitzungskennungen, technische Tokens, autorisierter Gerätestatus, Protokolldaten, IP-Adresse, Datum und Uhrzeit der Anfragen, Fehlerinformationen und Sicherheitsmetadaten.

• Benachrichtigungs- und Kommunikationsdaten: Geräte-Push-Token, Empfangspräferenzen, Sprache und Zeitzone des Geräts sowie Daten, die für das Versenden von Push-Benachrichtigungen, Bannern, E-Mails oder anderen vom Nutzer konfigurierten Erinnerungen notwendig sind.

• Wohnungs- und Kalenderkonfigurationsdaten: Wohnungs-ID, Wohnungsname oder -kennung, ICS-Links, Kalenderkonfigurationsparameter, Synchronisationsregeln und Ereignismetadaten.

• Team- und Sharing-Daten: Identifikationsdaten von Nutzern, die mit den Wohnungen verbunden sind, geteilte Rollen, Verbindungen zwischen Wohnungen und Teammitgliedern, Beziehungen zwischen Hosts und eingeladenen Nutzern, Empfänger automatischer Erinnerungen und zugehörige Einstellungen.

• Daten zu Erinnerungen und automatischen Nachrichten: Art der Nachricht, SMS, Empfänger, Empfängertelefon oder -e-Mail, Absendungsplan, nextSendAt, Ergebnisprotokoll, Wiederholungsdaten und Informationen, die für die Verwaltung der Automatisierung streng notwendig sind.

• Gästedaten und Betriebsnotizen: Daten, die manuell vom Benutzer oder aus synchronisierten Feeds eingegeben werden, wie Gastnummer, Name des Gastes, Telefon, Betriebsnotizen, Notizen für Host oder Team, Login-Informationen oder andere Anweisungen, innerhalb der Grenzen der tatsächlich verwendeten Funktionalität.

4. Daten, die lokal bleiben, und Daten, die auf Serverseite übertragen oder verarbeitet werden können

In vielen Fällen ist Domusync so konzipiert, dass ein erheblicher Teil der manuell eingegebenen Betriebsdaten und Gästeinformationen auf dem Gerät des Nutzers gespeichert wird.

Wenn Sie jedoch Synchronisation, Teilen, Nachrichten, Erinnerungen, Fan-Out, ACK, Wiederholungs-, Backup-, Wiederherstellungs- oder Automatisierungsfunktionen verwenden, können bestimmte betriebliche Informationen durch den Server übertragen oder vom Server verarbeitet werden, sogar vorübergehend, in dem Maße, wie es streng notwendig ist, um autorisierte Geräte zu synchronisieren, Daten zwischen Hosts und autorisierten eingeladenen Nutzern zu verteilen, Updates zu liefern, Erinnerungen zu senden, Ergebnisse aufzuzeichnen und die Sicherheit zu gewährleisten Servicetechnik.

Alle Gastdaten, die in den ICS-Feeds von Portalen oder anderen Drittanbieterdiensten vorhanden sein könnten, werden vom Server in dem Umfang verarbeitet, wie sie im Feed enthalten sind und für die Kalendersynchronisation, die korrekte Datenverteilung an autorisierte Nutzer und die betriebliche Kontinuität des Dienstes notwendig sind.

5. Zweck der Verarbeitung und rechtliche Grundlage

• Erbringung des Dienstes, Erstellung und Verwaltung des Kontos, Zuordnung des autorisierten Geräts, Anmeldung, Wiederherstellung, Einzelgeräte- und Geschäftskontinuität: rechtliche Grundlage Vertragsausführung oder vorvertragliche Maßnahmen.

• Verwaltung der Aktivierung des Host-Tarifs, etwaiger Testphasen, eingeladenen Zugriffen sowie der Konfiguration von Rollen und Autorisierungen: Rechtsgrundlage, Vertragsabschluss oder vorvertragliche Maßnahmen.

• Synchronisieren von Kalendern, Veranstaltungen, Status, Notizen, Erinnerungen und Aktualisierungen zwischen autorisierten Geräten und Teammitgliedern: Rechtsgrundlage für Vertragsausführung.

• Push-Benachrichtigungen, Banner, E-Mails oder andere vom Nutzer angeforderte automatisierte Nachrichten zu senden oder von den aktivierten Funktionen bereitgestellt: Rechtsgrundlage, Ausführung des Vertrags und Benutzeranweisungen bei der Nutzung des Dienstes.

• Überwachung der Sicherheit, Vermeidung von Missbrauch, Verwaltung von Vorfällen, technische Protokolle, Fehler, Audits und Serviceverteidigung: Rechtsgrundlage des legitimen Interesses des Eigentümers an der Sicherheit, Integrität und Kontinuität des Services.

6. Zur Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen, Anträge der Behörden oder rechtlichen Schutzbedürfnissen: Rechtsgrundlage, rechtliche Verpflichtung oder berechtigtes Interesse, je nachdem.

Alle für Registrierung, Wiederherstellung oder ähnliche Verfahren generierten Verifikations-PIN-Codes werden für die für die Verifizierung streng notwendige Zeit verarbeitet und, wo technisch erforderlich, in Hash-Form oder in jedem Fall mit angemessenen Sicherheitsmaßnahmen gespeichert.

Passwörter oder Codes, die vom Nutzer für die lokale Nutzung der App ausgewählt wurden, sofern sie in der Funktionalität der Anwendung vorhanden sind, bleiben auf dem Gerät und werden nicht im Klartext auf unseren Servern gespeichert.

Der Dienst kann auch technische Sitzungskennungen, Token und andere Authentifizierungsmetadaten verarbeiten, die für den Betrieb des Systems und den Schutz des Kontos notwendig sind.

7. Verarbeitungsmethoden und Sicherheit

Die Verarbeitung erfolgt mit elektronischen Werkzeugen und organisatorischen Logiken, die mit den oben genannten Zwecken übereinstimmen.

Wir ergreifen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um das Risiko von unbefugtem Zugriff, Verlust, Missbrauch, Änderung oder Zerstörung von Daten zu verringern, einschließlich verschlüsselter Kommunikation, Zugriffskontrollen, Sicherheitsprotokolle, Rollentrennung sowie Maßnahmen zum Schutz von Datenbanken und Backups.

ICS-Verbindungen können in verschlüsselter Form gespeichert werden; Protokolle und technische Daten werden in geschützten Umgebungen in einem Umfang verarbeitet, das den Anforderungen an Sicherheit und Kontinuität des Dienstes entspricht.

8. Empfänger und Kategorien von Personen, die die Daten verarbeiten dürfen

Die Daten können von autorisiertem Personal des Eigentümers und von technischen Lieferanten verarbeitet werden, die den Dienst unterstützen, wie Hosting-Anbieter, Datenbanken, Speicher, Backups, Push-Benachrichtigungen, Transaktions-E-Mails, Kommunikationsdienste, Cloud-Dienste und Infrastrukturunterstützung.

Die Daten können außerdem, innerhalb der erforderlichen Grenzen, an den Host, der das Konto hält, an die vom Host autorisierten oder als Empfänger in der Logik von Team-Sharing, Notizen, Erinnerungen oder Automatisierungen konfiguriert werden, basierend auf den Berechtigungen und Konfigurationen des Dienstes übermittelt werden.

Wenn einige Lieferanten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums ansässig sind, erfolgen alle Transfers in Übereinstimmung mit den geltenden Gesetzen und über die durch die DSGVO vorgesehenen Garantieinstrumente.

9. Datenspeicherung

• Kontodaten, Konfigurationen, Wohnungen, Teambeziehungen und Einstellungen werden für die Nutzungszeit des Dienstes und anschließend für die strikt notwendige Zeit zur Verwaltung von Schließungen, Streitigkeiten, Sicherheit, Backups und rechtlichen Verpflichtungen gespeichert.

• Technische und Sicherheitsprotokolle werden für einen begrenzten Zeitraum geführt und entsprechen den Zwecken der Diagnostik, Sicherheit und Missbrauchsprävention; normalerweise können sie etwa 30–90 Tage geführt werden, außer für weitere Bedürfnisse im Falle von Unfällen oder Anträgen der Behörde.

• Daten zu automatischen Erinnerungen, dem Versand von Protokollen, Wiederholungen und operativen Metadaten werden für die benötigte Zeit für die Durchführung des Dienstes gespeichert, zeigen das technische Ergebnis der Aktivitäten, verwalten Anomalien und schützen den Eigentümer im Falle von Streitigkeiten.

• Backups werden gemäß den normalen Rotationszyklen und für die strikt notwendige Zeit für die Wiederherstellung oder Betriebskontinuität aufbewahrt.

• Wenn eine Testphase nicht in einen aktiven Tarif umgewandelt wird, können Daten innerhalb einer angemessenen Zeit gelöscht, anonymisiert oder in aktiven Systemen nicht mehr zugänglich gemacht werden, vorbehaltlich der notwendigen Voraussetzungen für Sicherheit, Streitfälle, Backups und rechtliche Verpflichtungen.

10. Rechte der betroffenen Person

• Sie können Ihre Rechte gemäß der DSGVO ausüben, einschließlich Zugriff, Korrektur, Löschung, Beschränkung der Verarbeitung, Einspruch, wo gesetzlich vorgeschrieben, und Datenportabilität.

• Der betroffene Person hat außerdem das Recht, eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einzureichen, wenn er der Meinung ist, dass die Verarbeitung gegen die geltenden Gesetze verstößt.

• Um Ihre Rechte auszuüben oder um Klarstellungen zu bitten, können Sie an privacy@domusync.com schreiben. Zusätzliche Informationen können angefordert werden, um die Identität des Antragstellers zu überprüfen.

11. Von Nutzern eingegebene Daten von Drittanbietern

Wenn Sie Daten über Gäste, Mitwirkende, eingeladene Nutzer oder andere Dritte in die App eingeben, sind Sie dafür verantwortlich, eine angemessene rechtliche Grundlage zu gewährleisten und alle gesetzlich vorgeschriebenen Offenlegungen bereitzustellen.

Wenn der Host eingeladenen Zugriff aktiviert oder Teamdaten teilt, verarbeitet der Eigentümer diese Daten so weit, wie dies technisch notwendig ist, um den angeforderten Dienst bereitzustellen und die korrekte Informationsverteilung an autorisierte Nutzer zu gewährleisten.

12. Kinder und Aktualisierungen der Richtlinie

Die App ist nicht für Minderjährige gedacht und die Registrierung ist auf volljährige Personen beschränkt oder die berechtigt sind, den Dienst im Namen einer Organisation, eines Unternehmens oder eines Host-Kontos zu nutzen.

Diese Richtlinie kann von Zeit zu Zeit aktualisiert werden. Die neueste Version wird in der App oder auf der Website des Dienstes verfügbar gemacht, mit einer Angabe des Aktualisierungsdatums.